Gestão do conteúdo

POR CLAUDIO BAPTISTA

Pessoal,

A construção da nossa
Arena gerará uma quantidade enorme de documentos e informações. Isso é comum em
grandes obras e digo ainda que a fase operacional da Arena também será origem
de grande volume. 

Como ter acesso
constante às últimas versões dos documentos? Como integrar as informações de
cliente, fornecedores, empregados e escritórios associados? Como responder aos
questionamentos de prazos e status das diversas etapas do projeto? Como
controlar os fluxos de revisão, aprovação e conclusão das diversas etapas?

O parceiro do Palmeiras
certamente já possui sua metodologia e ferramentas para o controle de suas
obras, contudo, a intenção é mostrar para vocês que o negócio pode ser
assustador sendo imperativa a adoção de um sistema de controle de documentos
eficaz, a fim de que a obra transcorra da melhor maneira e que se preserve seu
histórico, que pode ser importante para agregar valor e experiência.

O exemplo chama-se
Docuware que se propõe a garantir localização de documentos, absoluto controle
de acesso e fluxos de trabalho atualizados. 

Importante deixar claro.
Não é “merchan”, até porque nunca o utilizei e a intenção é apenas mostrar um
exemplo de que existem ferramentas disponíveis para a esse tipo de gestão. 

Agradeço ao Luís
Fernando Tredinnick, colunista do Futebol com Números, que me enviou o
material. 

Documentação.

Obras como o Allianz
Arena de Munique geraram um volume e uma variedade de documentos enorme.
Incluem-se nessa documentação: cartas, e-mails, desenhos, planos em CAD, fotos,
relatórios, mapas, controles, entre outros. Todos os dias mais de 300 novos
documentos chegavam. O projeto Allianz Arena gerou mais de 10.000 documentos
nos primeiros 18 meses.

Benefícios do DocuWare.

Todos os documentos —
independente da fonte — foram arquivados no DocuWare e estavam disponíveis via
internet a todos os envolvidos, incluindo fornecedores, canteiros de obra,
projetistas, etc. A habilidade de controle de direitos de acesso garantiu que
cada parte pudesse acessar os documentos que eram relevantes e importante para
os participantes do projeto.

Controle.

Todos os documentos
gerados eletronicamente eram armazenados diretamente no DocuWare. Os documentos
existentes foram digitalizados. As atas de reuniões e mudanças de planejamento
eram disponibilizadas para todos os participantes do projeto. Através dos
carimbos eletrônicos os coordenadores sempre sabiam em que etapa estava cada processo.
Qualquer comentário ou recomendação era colocada diretamente nos documentos e
estavam disponíveis a todos, no mesmo momento.

Ao final do projeto,
todo seu histórico estava preservado. O cliente recebeu, em mídia, toda
documentação em formato digital e pode, a qualquer momento, consultar os
detalhes de projeto e construção do Allianz Arena.

A manutenção deste
monumento esportivo não sofre os problemas normais de documentação e detalhes.

Será que o Palmeiras
terá o histórico da documentação?

Como será o controle
durante a fase de operação da Arena onde o Palmeiras terá inúmeras interfaces?

Casos no Brasil.

O DocuWare é usado hoje
em projetos como:

· Modernização das
Linhas 1, 2 e 3 do Metrô Paulistano, através da Alstom Brasil.

· Construção do Campus
São Bernardo do Campo da UFABC, através da Geribello Engenharia.

· Administração de
Rodovias, através da OHL Brasil (Fernão Dias, Regis Bittencourt,
Intervias,…). 

É isso aí.

Abraço,

Claudio Baptista Jr. –
ansioso pela aprovação da nossa Arena junto a Prefeitura e muito contrariado
com a falta de transparência nas discussões sobre a sede paulista e
investimentos públicos na cidade para a Copa de 2014.